Em um cenário recente, uma empresa enfrentou um sério problema ao tentar economizar nos custos de e-mail. A estratégia adotada envolvia o uso de uma conta do Gmail para enviar e receber e-mails, utilizando a importação de e-mails e o envio por SMTP com seu e-mail hospedado no servidor. De fato, usar a plataforma do Gmail pode ser uma boa estratégia para reduzir custos e aproveitar a interface amigável do serviço.
No entanto, essa abordagem revelou-se problemática quando se trata de gerenciamento e controle. Com muitos colaboradores, a organização das contas ficava por conta de uma planilha contendo os dados do webmail e da conta correspondente no Gmail. Isso trouxe um risco significativo: a perda ou desatualização da planilha poderia complicar seriamente a administração dos e-mails.
Foi exatamente isso que aconteceu com essa empresa. Ao demitir um funcionário, descobriram dois grandes problemas:
- A conta de e-mail foi criada no nome do funcionário, em vez de usar um nome genérico como “atendimento”, “comercial” ou “vendas”.
- O funcionário havia alterado o telefone e o e-mail de recuperação para seus dados pessoais, não os da empresa.
Como resultado, todos os e-mails e contatos importantes estavam agora na conta pessoal do ex-funcionário. Pior ainda, a empresa precisava de um e-mail específico dessa conta como prova para vencer uma ação jurídica contra um fornecedor. Apesar das tentativas de contato, o ex-funcionário se recusava a liberar o acesso. Com a conta registrada no nome dele e os dados de recuperação em seu controle, a empresa ficou de mãos atadas.
Este caso ilustra como a economia inicial pode sair muito cara. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é usar contas de e-mail profissionais, que oferecem maior controle e segurança.
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